چرخه حسابداری چیست
چرخه حسابداری یک سری عملیات حسابداری پیاپی است که در هر دوره مالی تکرار میشود. به عبارت بهتر چرخه حسابداری قوانین و فرآیندهایی را نشان می‌دهد که مشاغل مختلف برای داشتن آمار و ارقام دقیق نیاز به استفاده از آن دارند.
هر چند ورود تکنولوژی به تمام بخش های زندگی انسان همه چیز را دستخوش تغییر کرده است، ورود تجهیزات و نرم افزاهای حسابداری چرخه حسابداری را نیز دچار تغییر کرده و روند آن را کمی جابجا کرده ولی چرخه حسابداری هنوز اعتبار گذشته را حفظ کرده است.
چرخه حسابداری چیزی بین 6 تا 9 مرحله دارد.
در تمام شرکت ها مراحل چرخه حسابداری تقریباً به همین ترتیب انجام می شود مگر در مواردی که نوع فعالیت شرکت و یا به طور کلی ماهیت واحد اقتصادی متفاوت باشد این چرخه دچار تغییرات میشود. ورود به چرخه حسابداری باید با رعایت ترتیب و مراحل باشد.
مراحل چرخه حسابداری را به طور کامل شرح می دهیم.
1- جمع آوری اطلاعات مالی مؤسسه:
اولین قدم در چرخه حسابداری، جمع آوری داده‌های مربوط به معاملات و فعالیت های مالی است. برای این کار باید اسناد، مدارک و اطلاعات مربوط به تراکنش ها و معاملات را جمع آوری کرد. برای جمع آوری اسناد، لازم است فیشها رسیدها و کلیه فاکتورهای مربوط به دریافتی و پرداختی های شرکت را بایگانی کرده باشید.
در مرحله ثبت اسناد برای نگهداری فیشها باید به نقدی بودن یا تعهدی بودن دقت داشته باشید. اگر گردش های مالی شرکت نقدی باشد باید میزان پول نقد را محاسبه کرده در غیراین صورت باید تعهدات مالی و زمان سررسید آن را در نظر گرفت.
2- تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی:
در این مرحله با بررسی اطلاعات و اسناد مالی شرکت، میزان تأثیر آن را بر روی وضعیت مالی مجموعه بررسی میکنند. برای این کار نیاز به بررسی دفتر روزنامه است که اطلاعات روزانه در آن ثبت میشود. دفتر روزنامه کلیه ورودی ها وخروجی های مالی را ثبت و طبقه بندی میکند. بر اساس اطلاعات درج شده در دفتر روزنامه تصمیم میگیرند که کدام حساب بستانکار یا بدهکار شود.
3- ثبت معاملات و عملیات‌های مؤسسه در دفاتر مالی (ورود اطلاعات اولیه)
در پایان دوره مالی نیاز است که اسناد روزانه طبقه بندی شده و در جدول های بدهکار و بستانکار دفتر روزنامه ثبت شوند. گفتنی است در این مرحله ستون عطف در دفتر روزنامه درج نمی شود، ستون عطف تنها زمانی پر می شود که اطلاعات دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل شود.
4- انتقال عملیات‌ها از دفتر روزنامه به دفتر کل:
مهم ترین کاری که باید در این مرحله انجام داد، ثبت اسناد و رویدادهای مالی و حسابداری در دفتر روزنامه است، در واقع اقلام ریز و درشت مالی مجموعه را از دفتر روزنامه به دفتر معین انتقال میدهند. برای این کار باید تراکنش ها با جزئیات کامل و بر حسب طبقه بندی در دفتر کل انجام شوند.
5- آماده کردن تراز آزمایشی (اصلاح شده و نشده):
محاسبه تراز آزمایشی اصلاح نشده اولین قدم پس از پایان دوره برای شناسایی و ثبت کلیه معاملات در دفتر کل است. برای این کار باید تمامی حساب های ثبت شده در دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل شود.
هدف از تهیه تراز آزمایشی اطمینان از برابر بودن کل مانده بدهی و کل مانده اعتبار است. ضمن آن که با جمع آوری اطلاعات برای تهیه کاربرگ هر ناهنجاری و مشکلی که در اسناد وجود داشته باشد کشف و حل می شود.
تراز آزمایشی تنظیم شده تمام بدهی و اعتبارات را در یک جدول به نمایش میگذارد.
6- اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل (ثبت اصلاحات در دفتر روزنامه و انتقال آن به دفتر کل):
پس از انتقال تراکنشهای مالی شرکت حساب های دفتر کل را باید اصلاح کرد چون مانده صحیح را برای تهیه صورت های مالی مانند ترازنامه نشان نمی دهد.
برای مطابقت دادن حساب ترازنامه با صورت حساب سود و زیان نیاز است که برخی اقلام دفتر کل را برای پایان دوره اصلاح و تعدیل کرد.
7- تهیه صورت سود و زیان و صورت تغییرات سرمایه (تهیه صورت های مالی اساسی):
لازم است بدانید صورت های مالی اساسی اطلاعات مربوط به دارایی و بدهی سازمان را به صورت خلاصه و طبقه بندی شده ارائه میدهند. صورت های مالی اساسی شامل: ترازنامه، صورت حساب سود و زیان، صورت گردش وجوه نقد، صورت سود و زیان جامع در یک دوره می باشد.
تهیه این صورت های نه تنها برای استفاده کنندگان داخلی سازمان اهمیت دارد بلکه برای استفاده کنندگان برون سازمانی نیز مهم است، این حساب ها برای ارزیابی توانایی شرکت و سرمایه گذاری قابل استفاده و ارزیابی است.
8- بستن حسابهای موقت (ثبت در دفتر روزنامه و انتقال به دفتر کل):
هزینه، برداشت و درآمد جزو حساب هایی هستند که در ردیف حسابهای موقت قرار دارند. برای بستن این حسابها از یک حساب واسطه به نام حساب خلاصه سود و زیان استفاده می شود. مراحلی که برای بستن این حساب باید طی شود، بستن حساب های زیر است:
9- تهیه ترازنامه نهایی و بستن دائمی:
پس از انجام کارهای گفته شده در این مرحله مانده حساب های موقت در دفتر کل صفرمی شود. لازم است که پس از صفر شدن حساب ها یک تراز آزمایشی از حسابهای موجود در دفترکل تهیه شود.
در ترازنامه اختتامیه یا نهایی تنها حساب های دائمی است که ثبت میشود.
همان طور که گفته شد آخرین مرحله چرخه حسابداری تهیه ترازنامه نهایی یا اختتامیه است. تراز نامه اختتامی فقط شامل حسابهای دائمی میشود. برای تهیه ترازنامه اختتامی باید اصلاحات لازم را برای حسابهای موقت انجام داد و آنها را به دفتر کل منتقل کرد تا مانده حساب ها صفر شود.
در تراز اختتامیه باید حسابهای دائمی مانند حساب دارایی، بدهی و سرمایه را به سال بعد منتقل کرد.
برای انتقال حساب ها نیاز است که تمام حسابهایی که در تراز اختتامیه بدهکار هستند را بستانکار کرده و حساب تراز اختتامیه را بدهکار نمایید.
چرخه حسابداری در دو دروه زمانی انجام میشود. یک بار در طول دوره مالی و بار دیگر در پایان دوره مالی نیاز به انجام چرخه حسابداری است.
در حسابداری با سه دسته حسابها مواجه هستید که میتوان آنها را به سال بعد منتقل کرد. این حساب ها شامل:
در پایان سال یا حساب دائمی دارید یا حساب موقت که پس از تهیه صورت سود و زیان حساب های موقت هم بسته شده و تنها حساب های دائمی باقی میماند که آن هم از طریق صدور سند اختتامیه به سال بعد منتقل میشود.
ثبت حساب های دائمی برای سال جدید برعکس آن در پایان سال است. برای این کار نیاز دارید حساب هایی را که در ترازنامه اختتامیه مانده بدهکار دارند را بدهکار کنید و حساب تراز افتتاحیه بستانکار شود. حساب هایی هم که در تزارنامه اختتامیه مانده بستانکار داشتند را باید بدهکار نمایید.
موسسه مالیات ها شما را به خواندن مقاله مهلت اعتراض به برگ تشخیص مالیات دعوت می نماید.