تحریر دفاتر قانونی
هر شرکت وموسسه ای که ملزم به پرداخت مالیات است، باید فعالیت های اقتصادی خود را در دفاتر قانونی تعریف شده، ثبت کند. پس از تحریر دفاتر که شامل دفاتر کل، روزنامه و مشاغل است باید آن را به سازمان امور مالیاتی تحویل داد.
در این مقاله میخواهیم به چگونگی تحریر دفاتر قانونی بپردازیم.
یکی از مهم ترین وظایف هر حسابدار تحریر دفاتر قانونی است. طبق قانون تجارت حسابداران موظف هستند که کلیه رویدادها و اسناد مالی را پس از تایید مقام مسئول در دفاتر حسابداری ثبت کنند. دفاتر حسابداری به دو دسته تقسیم می شوند که شامل دفاتر رسمی و قانونی مانند دفتر روزنامه و دفتر کل هستند و دفاتر غیر رسمی و کمکی که شامل دفتر معین می شود.
تنظیم دفاتر قانونی پلمپ شده شرکت هایی که موظف به پرداخت مالیات تکلیفی، هستند از جمله وظایف حسابداران است که باید در پایان سال مالی به ممیزان مالیاتی تحویل دهند. از اهمیت تنظیم و تحویل این دفاتر همین قدر برایتان بگوییم که طبق قانون مالیات مستقیم مالیات های اشخاص حقیقی وحقوقی بر طبق همین دفاتر محاسبه وتعیین می شود.
دفتر روزنامه چیست:
یکی از مهم ترین دفاتر حسابداری که از اسناد پلمپ شده شده هر شرکت محسوب می شود و مربوط به ثبت امور روزانه شرکت است، دفتر روزنامه نام دارد. کلیه عملیات ومعاملات مالی موسسه باید به ترتیب تاریخ وقوع در این دفتر ثبت شود. ستون های دفتر روزنامه دارای تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و بستانکار برای هر رویداد مالی است. در ستون شرح دفتر روزنامه می توانید نام حساب و شرح مختصری از رویداد مالی را ذکر کنید. دفتر روزنامه در دو نوع عمومی و اختصاصی وجود دارد. در دفتر روزنامه عمومی کلیه معاملات ورویدادهای مالی ثبت می شود. آنچه در دفتر روزنامه اختصاصی ثبت می شود، فقط نوع خاصی از معاملات است مانند دفتر روزنامه خرید که معاملات مربوط به خرید را در ان ثبت می کنند یا دفتر روزنامه پرداخت های نقدی و یا دریافت های نقدی و غیره.
دفتر کل چیست:
از آنجا که دفتر روزنامه فقط مربوط به ثبت فعالیت های اقتصادی یک موسسه است و امکان تهیه صورت های مالی برای یک دوره را ندارد، نیاز به تهیه دفتر دیگری به نام دفتر کل است. دفتر کل دفتری است که باید حداقل هفته ای یک بار با استخراج حساب ها از دفتر روزنامه یک موسسه به تفکیک در آن ثبت شود. در دفتر کل هر حساب یک صفحه جداگانه دارد که تمامی اقلام بدهکار وبستانکار در صفحه مربوط به خودش ثبت می شود. دفتر کل دارای ستون شماره سند، تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار و مانده است.
خوب است بدانید کلیه معاملاتی که در دفتر روزنامه ثبت می شود، باید تا پایان هر ماه و نهایتاً تا 15 ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.
دفتر دارایی:
مطابق قانون دفتر دارایی جزو دفاتری است که هر تاجر باید در طول سال کلیه دارایی های منقول و غیر منقول و نیز دیون و مطالبات سال قبل را در آن ثبت کند. زمان مقرر برای ثبت دفتر دارایی 15 فروردین ماه است. ناگفته نماند به خاطر تنظیم هر ساله ترازنامه دفتر دارایی عملاً اعتبار خود را از دست داده است.
دفتر کپیه:
آنچه باید در دفتر کپیه ثبت شود کلیه مراسلات ، مخابرات و صورت حساب هایی است که تاجر صادر کرده است. همه موارد فوق باید به ترتیب تاریخ در دفتر کپیه ثبت شود. ذکر این نکته نیز ضروری است که کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب ها باید به ترتیب تاریخ ورود ثبت شود ودر پوشه های مخصوصنگهداری شود. امروزه وبا پیشرفت تکنولوژی دفتر کپیه چندان مورد استفاده نیست و به جای آن بنگاه های تجاری از سیستم تایپ و بایگانی پیشرفته استفاده می کنند.
دفتر ثبت تجاری:
اگر شغل یک تاجر انجام فعالیت های تجاری باشد، تاجر موظف به ثبت نام خود در دفاتر ثبت تجاری است. در صورت عدم انجام این کار متخلف به پرداخت جریمه نقدی محکوم می شود.
بر اساس ماده 184 قانون مالیات های مستقیم، ادارات ثبت مکلف هستند در پایان هر ماه فهرست کاملی از شرکت ها و موسساتی که در طول ماه عملیات ثبت را انجام داده اند، و یا برای انجام تغییرات حاصله در مورد شرکت مراجعه کرده اند، و نیز نام اشخاص حقیقی یا حقوقی را که در دفتر قانونی ثبت کرده اند، را با ذکر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره های آن به اداره امور مالیاتی محل اقامت موسسه ارسال کنند.
پلمپ دفتر تجاری:
کلیه دفاتر قانونی، رسمی و غیره مورد استفاده در واحدهای تجاری و اقتصادی به استثای دفتر دارایی و دفتر کپیه، قبل از آنکه در آن ها چیزی ثبت شود، باید توسط نماینده اداره دارایی امضاء و اوراق آن ها دارای نمره ترتیبی و قیطان کشی شود. متصدی امضاء مکلف است که صفحات هر دفتر را شمرده و صفحه اول و آخر را با درج تعداد صفحات با قید تاریخ امضاء کند. دو طرف قیطان نیز باید با مهر سربی وزارت دادگستری منگنه شده و همه اعداد درج شده باید به حروف نیز نوشته شود.
اگر این سوال در ذهن تان می چرخد که چه لزومی به ثبت دفاتر قانونی است باید بدانید که ارائه این دفاتر بهترین شیوه برای محاسبه مالیات است بنابراین باید از این دفاتر تا ده سال نگهداری کرد. به علاوه این که تنظیم دفاتر قانونی پلمپ شده برای شرکت هایی که مشمول پرداخت مالیات تکلیفی هستند، الزامی و ضروری است چون باید هزینه های سالانه را براساس استاندارد های حسابداری ثبت کرده و در پایان سال مالی در اختیار ممیزان مالیاتی قرار دهند. به خاطر داشته باشید که تحریر این دفاتر باید به گونه ای باشد که اطلاعات نه قابل دستکاری باشد نه از بین برود.
طبق قانون تجارت همه گردش های مالی باید در دفاتر قانونی ثبت شود تا قابل ارائه به سازمان امور مالیاتی باشد. از سوی دیگر شرکت ها و موسسات اقتصادی موظف به نگهداری این دفاتر به مدت ده سال هستند. اگر این دفاتر از نظر ممیزان مالیاتی رد شود مالیات به صورت علی الراس محاسبه شود و از بخشودگی ها ومعافیت های مالیاتی محروم می شوند.
از انجا که تحریر دفاتر قانونی از وظایف اصلی هر حسابدار به شمار می رود باید هنگام ثبت آن دقت، آرامش وتمرکز داشته باشد. دفاتر قانونی باید بدون خط خوردگی و قلم گیری با لاک غلط گیر باشد. مهم است که انتهای اسناد دفاتر روزنامه باید به صورت مورب نوشته شود. دفاتر قانونی را میتوان با خودکار آبی هم نوشت ولی ثبت آنها با خودکار یا روان نویس سیاه بهتر است. نگارش دفاتر باید خوانا و بدون خط خوردگی باشد و طوری نوشته شود که قابل پاک شدن نباشد.
شاید فکرکنید ثبت روزانه معاملات در دفاتر کاری عبث و بیهوده است، اما باید بدانید ثبت معاملات در این دفاتر فوایدی دارید که به شرح زیر است:
زمان تحویل دفاتر قانونی به اداره مالیات پایان سال مالی است. کلیه صاحبان شرکت ها موظف هستند که در ابتدای سال مالی و پس از مشخص شدن حوزه مالیاتی مربوطه، دفاتر را در آنجا پلمپ و شماره گذاری کنند و همراه با اظهارنامه مالیاتی تحویل ممیزان سازمان امور مالیاتی دهند.
عدم تحویل دفاتر قانونی به سازمان امورمالیاتی موجب تعلق گرفتن جریمه ای 20 درصدی برای مالیات دهندگان می شود. اگر صاحبان شرکت ها دفاتر را ارائه دهند، ولی از سوی سازمان امور مالیاتی رد شده و مورد قبول واقع نشود مشمول جریمه ای 10 درصدی خواهند شد.
موسسه مالیات ها شما را به خواندن مقاله تکالیف مالیاتی دعوت می نماید.